Große Dateien sicher an Mitwirkende übergeben

Klären Sie vor dem Versand, ob die empfangende Person nur eine Kopie herunterladen oder an denselben Projektdateien weiterarbeiten soll. Wählen Sie danach den passenden Übergabeweg, begrenzen Sie den Zugang und lassen Sie den Empfang prüfen. Ein Downloadlink allein bestätigt keine brauchbare Übergabe.

Das Paket vorbereiten

Stellen Sie nur die benötigten Dateien zusammen. Eine kurze Inhaltsliste nennt Projektkennung, Dateinamen, Zweck und gegebenenfalls die erwartete Zahl der Dateien.

Bei Video sollte erkennbar sein, ob das Paket Originale, Proxys, Tonspuren oder einen fertigen Export enthält. Öffnen Sie vor dem Versand die Dateien, die für den nächsten Arbeitsschritt entscheidend sind, und prüfen Sie ihre Fassung. Bewahren Sie die Ausgangsdateien auf, bis der Empfang bestätigt ist.

Transfer oder gemeinsame Ablage wählen

Für eine abgeschlossene Kopie kann ein Transferdienst passen. Dropbox beschreibt Transfer für Dateien, an denen Empfangende nicht gemeinsam weiterarbeiten müssen.

Sie erhalten einen teilbaren Downloadlink und brauchen dafür kein Dropbox-Konto. Der Link ist kein persönlicher, nur für eine bestimmte Person gültiger Zugang: Wer ihn weiterleitet, kann weiteren Zugriff ermöglichen.

Die maximale Größe hängt vom Dropbox-Tarif ab. Die Anbieterhilfe nennt 2 GB für Basic, 50 GB für Plus und Family, 100 GB für mehrere weitere Tarife sowie 250 GB für Business Plus und Enterprise.

Prüfen Sie die aktuelle Grenze Ihres Kontos und die Größe des gesamten Pakets. Soll die Person laufend dieselben Dateien bearbeiten, nutzen Sie stattdessen eine gemeinsame Ablage mit passenden Rechten. Eine bereits heruntergeladene Transferkopie wird durch spätere Änderungen an Ihrer Arbeitsdatei nicht aktualisiert.

Transfer vs. Gemeinsame Ablage: Entscheidungshilfe

Übertragungsbeschränkungen nach Dropbox-Tarif

Link und Frist begrenzen

Senden Sie den Link gezielt an die vorgesehenen Personen und vereinbaren Sie einen Abruftermin. Dropbox nennt für Basic, Plus und Family eine Standardfrist von sieben Tagen.

Bei den auf der Hilfeseite genannten höheren Tarifen sind es ohne eigene Einstellung 30 Tage; selbst gewählte Fristen und Passwortschutz sind tarifabhängig. Prüfen Sie die angebotenen Optionen im eigenen Konto.

Wenn Sie ein Passwort verwenden, übermitteln Sie es über einen anderen Weg als den Link. Ein Passwort schützt den Link nur, solange es nicht mit ihm weitergegeben wird.

Für Material, das eine überprüfbare Bindung an einzelne Empfangende braucht, wählen Sie einen Dienst mit entsprechendem personenbezogenem Zugriff. Das Ablaufdatum begrenzt den späteren Linkzugriff, nicht bereits heruntergeladene Kopien.

Passwortschutz bei Linkversand – Vor- und Nachteile

Empfang und Verwendbarkeit bestätigen

Bitten Sie die empfangende Person, die Dateien mit der Inhaltsliste abzugleichen und eine für die Aufgabe wichtige Datei zu öffnen. Bei einem Schnittauftrag können das eine Rohaufnahme und ihre Tonspur sein. Ist etwas fehlerhaft, erstellen Sie ein neu bezeichnetes Paket und sagen Sie ausdrücklich, welches es ersetzt.

Halten Sie Paketkennung, empfangende Person, Ergebnis der Öffnungsprobe und offene Punkte fest. Nach Abschluss lässt sich ein Dropbox-Transfer laut Anbieter löschen. Das betrifft den Transfer beim Dienst; bereits heruntergeladene Dateien müssen gesondert behandelt werden.

Schritte zur sicheren Übergabe großer Dateien