Freigaben für einen gemeinsamen Entwurf organisieren

Legen Sie vor einer Prüfrunde fest, welche Fassung, welche Teile des Entwurfs und welche Person freigibt. Arbeiten Sie Kommentare ein und holen Sie danach eine ausdrückliche Entscheidung zur aktuellen Fassung ein. Ein beiläufiges „sieht gut aus“ lässt sonst offen, was gemeint war.

Die Prüfanfrage eingrenzen

Nennen Sie beim Einreichen des Entwurfs die zu prüfenden Teile und die noch offenen Fragen. Bei einem Video können Sprechertext und Schnitt fertig sein, während Titelgrafik und Untertitel noch bearbeitet werden. Wer nur die Grafik beurteilt, gibt damit nicht den ganzen Beitrag frei.

Eine kurze Prüfanfrage enthält die Fassungsbezeichnung, den Prüfumfang, die entscheidende Person, den Rückmeldetermin und den nächsten Arbeitsschritt. Benennen Sie eine Vertretung, wenn eine Entscheidung auch bei Abwesenheit nötig ist.

Geben Sie Prüfenden die Rechte, die ihre Aufgabe verlangt. In Google Drive lassen sich Dateien für die Zusammenarbeit freigeben.

Aus Kommentaren Entscheidungen machen

Bitten Sie bei Änderungswünschen um eine betroffene Stelle und ein gewünschtes Ergebnis. „Einstieg kürzen, weil die Aussage erst nach dem Beispiel kommt“ ist bearbeitbar; bei „noch nicht rund“ ist eine Rückfrage nötig. Wünschen Prüfende Gegensätzliches, entscheidet die zuvor benannte verantwortliche Person.

Führen Sie für wichtige Punkte einen knappen Stand: offen, eingearbeitet, begründet abgelehnt oder Klärung nötig. Halten Sie fest, wenn ein Punkt geklärt ist; das ist keine Freigabe des gesamten Entwurfs. In Google Docs stehen dafür Kommentare und Aufgaben zur Verfügung.

Die geänderte Fassung entscheiden lassen

Zeigen Sie zur nächsten Prüfrunde, was eingearbeitet wurde, was offen blieb und welche weiteren Änderungen entstanden sind. Eine frühere Zustimmung sollte nicht stillschweigend für einen inhaltlich geänderten Teil gelten. Halten Sie die neue Entscheidung mit Fassung und Umfang fest, etwa: „Fassung 04: Sprechertext und Schnitt freigegeben; Titelgrafik offen.“

In Google Drive lassen sich Freigaben für Dateien einholen. Halten Sie im redaktionellen Freigabevermerk die Fassungsnummer, den Prüfumfang, die entscheidende Person und das Datum fest.

Vergleichen Sie schließlich den Export mit der freigegebenen Fassung. Eine Freigabe des Entwurfs allein bestätigt noch nicht, dass die richtige Datei ausgeliefert wird.

Wichtige Freigabedaten in der Praxis