Analyse & Organisation
Teil von Teamarbeit in Creator-Projekten
Gastzugänge nach Projektende entfernen
Gastrollen, Ordnerrechte und Freigabelinks nach einem Creator-Projekt prüfen, entfernen und den Entzug kontrollieren.
Prüfen Sie nach Projektende jeden Weg, über den ein Gast an Dateien gelangen konnte: Projektrolle, Arbeitsbereich, übergeordneter Ordner, einzelne Datei und Freigabelink. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Rechte dort, wo sie vergeben wurden, und kontrollieren Sie anschließend den Zugriff.
Bei geerbten Rechten reicht eine Änderung an einer einzelnen Datei oft nicht aus.
Benötigte Ergebnisse zuerst übernehmen
Klären Sie vor dem Entzug, ob der Gast noch Quelldateien, bearbeitbare Entwürfe, offene Kommentare oder eine Entscheidung abgeben muss. Benennen Sie intern eine Person, die diese Ergebnisse übernimmt.
Prüfen Sie, ob die benötigten Dateien in der vereinbarten Ablage liegen und ohne den Gastzugang geöffnet werden können.
Liegt ein Entwurf nur im Konto der externen Person, klären Sie die Übernahme, bevor deren Zugang endet. Halten Sie verbleibende Aufgaben und einen Termin für die Schließung fest.
Wichtige Fakten zur Zugriffsverwaltung nach Projektende
- Geerbte Rechte können bestehen bleiben
- Auch wenn eine Datei entfernt wird
- Freigabelinks können getrennt verwaltet werden
- In OneDrive & SharePoint unter „Zugriff verwalten“
- Externe Kopien sind nicht automatisch gelöscht
- Erfordern separate Vereinbarung zur Löschung
Zugangswege erfassen und schließen
Zugangsweg / Prüfung
- Arbeitsbereich oder Projekt
- Mitgliedschaft und Rolle prüfen und gegebenenfalls entfernen.
- Übergeordneter Ordner
- Geerbte Rechte prüfen.
- Einzelne Datei
- Direkte Freigabe prüfen.
- Freigabelink
- Linkzugriff prüfen und nicht mehr benötigte Links deaktivieren oder entfernen.
- Weiterer Dienst
- Separat vergebene Rechte dort prüfen.
Prüfen Sie, ob Rechte vom übergeordneten Ordner oder Arbeitsbereich geerbt werden. OneDrive und SharePoint unterscheiden laut Microsoft direkte Rechte, Freigabelinks sowie Zugänge über einen Ordner oder eine Website.
Entfernen Sie den Weg, der den Zugriff tatsächlich ermöglicht. Eine Person aus einer Dateifreigabe zu entfernen, kann ihren Zugang über den übergeordneten Ort bestehen lassen.
Prüfen Sie teilbare Links getrennt von persönlichen Rollen. In OneDrive und SharePoint können einzelne Freigabelinks unter „Zugriff verwalten“ entfernt werden. Wenn andere Beteiligte denselben Link noch brauchen, geben Sie ihnen vorher einen passenden eigenen Zugang.
Prüfen Sie in Frame.io die externen Share-Links und deren Einstellungen, etwa Ablaufdatum und Berechtigungen. Projekt- und Arbeitsbereichsrechte sind dort gesondert zu prüfen. Bei internen Projekten können Arbeitsbereichsrechte nach unten vererbt werden; für eingeschränkte Projekte beschreibt Frame.io eine Ausnahme.
Unterschiede in der Berechtigungsverwaltung zwischen Plattformen
- OneDrive & SharePoint
- Direkte Rechte, Freigabelinks, Erb-Rechte über Ordner/Website
- Google Drive
- Berechtigungen über Datei- und Ordnerfreigaben; Links mit Ablaufdatum
- Frame.io
- Separate Projektrechte und Arbeitsbereichsrechte; Share-Links mit Ablaufdatum
Den Entzug kontrollieren
Sehen Sie die Zugriffsübersichten nach den Änderungen erneut an. Prüfen Sie einen zuvor verwendeten Link und lassen Sie den ehemaligen Gastzugang, soweit praktikabel, durch die betroffene Person oder eine geeignete administrative Kontrolle verifizieren.
Ist eine Kontrolle nicht möglich, halten Sie den Punkt offen. Dokumentieren Sie Datum, betroffene Bereiche, entfernte Rollen und Links sowie verbleibende Ausnahmen.
Der Entzug verhindert künftigen Zugriff über die geschlossenen Wege. Bereits heruntergeladene oder außerhalb des Dienstes erhaltene Kopien verschwinden dadurch nicht; deren Behandlung gehört zur Projektvereinbarung.
