Versionen von Inhalten in Drive und OneDrive nachvollziehen

Halten Sie bei jeder Übergabe fest, welche Projektfassung bearbeitet oder geprüft wird, was sich geändert hat und welche Entscheidung gilt. Verknüpfen Sie diese Angaben mit der dazugehörigen Ausgabe.

Versionshistorien zeigen frühere Änderungen und können ältere Fassungen wiederherstellen. Welche Fassung redaktionell freigegeben ist, hält die Redaktion selbst fest.

Jede Übergabe eindeutig machen

Halten Sie bei Skript, Videoschnitt oder Grafik neben dem Entwurf fest, welche Fassung gemeint ist, was sich für die Prüfung geändert hat und welche Entscheidung getroffen wurde. So bleibt der Bearbeitungsstand von der Freigabe unterscheidbar.

Nutzen Sie pro Übergabe einen Eintrag mit Projektdatei, Fassung, Bearbeitungsstand, Änderung, Entscheidung und zugehöriger Ausgabe. Als ausfüllbare Zeile eignet sich: „Projektdatei: … | Fassung: … | Bearbeitungsstand: … | Änderung: … | Entscheidung: … | Ausgabe: …“.

Kennzeichnen Sie eine Prüffassung erst nach einer tatsächlichen Entscheidung als freigegeben. Eine Beitragsliste kann die Fassung, den Arbeitsstand und die entscheidende Person festhalten.

Eine Änderung an der bearbeitbaren Datei aktualisiert einen bereits erstellten Export nicht. Verknüpfen Sie deshalb die geprüfte Projektfassung und die freigegebene Ausgabe über ihre Dateinamen oder denselben Eintrag; prüfen Sie nach einer Änderung, ob die Ausgabe neu erstellt und freigegeben werden muss.

Die Historie des Dateityps prüfen

In Google Drive öffnen Sie eine Datei und wählen „Datei“ > „Versionsverlauf“ > „Versionsverlauf ansehen“. Frühere Versionen erscheinen rechts; über einen Zeitstempel lässt sich eine Version anzeigen. Unter „Weitere Aktionen“ können Sie eine Version benennen oder eine Kopie erstellen.

Für Google-Dokumente, -Tabellen und -Präsentationen zeigt der Versionsverlauf Änderungen am Inhalt. Bei Binärdateien wie Bildern, Videos und PDFs stehen Überarbeitungen für Inhaltsänderungen, nicht für Änderungen an Metadaten.

In der Google Drive API ist ein Änderungsprotokolleintrag von einer Überarbeitung zu unterscheiden: Der Eintrag enthält Nutzer, Zeitstempel und ID. Pro Datei gibt es jeweils nur einen solchen Eintrag; ändert sich die Datei, erhält er eine neue ID und der vorherige Eintrag wird ersetzt.

Für Aktivitäten öffnen Sie die Datei, wählen im Dreipunkt-Menü „Details“ oder das Info-Symbol und scrollen zu den letzten Aktivitäten. Frühere Versionen lassen sich laut der beschriebenen Anleitung nur am Computer aufrufen.

Microsoft zufolge funktioniert der Versionsverlauf in OneDrive mit allen Dateitypen; genannt werden unter anderem Microsoft-365-Dateien, PDFs, CAD-Dateien, Fotos und Videos. Dateiversionen bleiben 30 Tage erhalten. Bei Arbeits- oder Schulkonten kann die Administration die Versionierung deaktiviert haben.

Unterschiede zwischen Google Drive und OneDrive: Versionsverlauf und unterstützte Dateitypen

Wichtige Fakten zu Versionshistorien in Google Drive und OneDrive

Einen Rücksprung bewusst vornehmen

Melden Sie sich unter onedrive.com an, wählen Sie die Datei aus und öffnen Sie per Rechtsklick „Versionsverlauf“. Wählen Sie im Versionsverlauf-Menü neben der gewünschten Version die Auslassungspunkte und dann „Wiederherstellen“. Pro Vorgang lässt sich nur eine Datei wiederherstellen.

Mit installierter OneDrive-Synchronisierungs-App geht es auch im Windows-Datei-Explorer: Rechtsklicken Sie auf die Datei, wählen Sie „Versionsverlauf“ und dann neben der gewünschten Version die Auslassungspunkte > „Wiederherstellen“.

Die wiederhergestellte Version wird zur aktuellen; die vorherige aktuelle Version erscheint danach als frühere Version. Halten Sie fest, welche Arbeitsfassung nun gilt, und prüfen Sie, ob die zugehörige Ausgabe neu erstellt und freigegeben werden muss.

Lässt sich die Gültigkeit einer Datei nicht belegen, behandeln Sie sie bis zur Klärung als Arbeitsstand.

Schritte zur sicheren Wiederherstellung einer älteren Dateiversion in OneDrive